質(zhì)量體系文件的作用
QS文件確定了職責(zé)的分配和活動(dòng)的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。
QS文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。
QS文件是質(zhì)量審核的依據(jù)。
QS文件使質(zhì)量改進(jìn)有章可循。
質(zhì)量體系文件的層次
第一層：質(zhì)量手冊
第二層：程序文件
第三層：第三層文件通常又可分為：
管理性第三層文件（如：車間管理辦法、倉庫管理辦法、文件和資料編寫導(dǎo)則、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)細(xì)則等）
技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程、抽樣標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程等）
注：表格一般歸為第三層文件。
編寫質(zhì)量體系文件的基本要求
符合性----應(yīng)符合并覆蓋所選標(biāo)準(zhǔn)或所選標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；
可操作性----應(yīng)符合本企業(yè)的實(shí)際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好；
協(xié)調(diào)性----文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方。針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)，以免產(chǎn)生不一致。
編寫質(zhì)量體系文件的文字要求
職責(zé)分明，語氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語）；
結(jié)構(gòu)清晰，文字簡明；
格式統(tǒng)一，文風(fēng)一致。
文件的通用內(nèi)容
(1)編號(hào)、名稱； (2)編制、審核、批準(zhǔn)； (3)生效日期； (4)受控狀態(tài)、受控號(hào)；
(5)版本號(hào)； (6)頁碼，頁數(shù)； 修訂號(hào)。
程序文件描述的內(nèi)容
往往包括5W1H：開展活動(dòng)的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時(shí)（When）何地（Where）誰（Who）來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄（How）等。
