【集萃網(wǎng)觀察】一、 報(bào)名
不論出席者想?yún)⒓雍畏N會(huì)議，報(bào)名是第一步。網(wǎng)上報(bào)名可以讓出席者直接在網(wǎng)上填寫申請表，在網(wǎng)上瀏覽會(huì)議詳情，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出席者人數(shù)，自動(dòng)監(jiān)控財(cái)務(wù)交易。運(yùn)用網(wǎng)上報(bào)名數(shù)據(jù)庫的一個(gè)最大的優(yōu)點(diǎn)是能將所有報(bào)名資料都匯總在一起，使你擁有一個(gè)不斷更新而準(zhǔn)確的報(bào)告。如果你負(fù)責(zé)銷售，那么網(wǎng)上報(bào)名可使你將所有個(gè)人信息和會(huì)議提示發(fā)給不同的接收者。
二、 住宿安排
除了讓出席者報(bào)名外，你還應(yīng)該引導(dǎo)代表團(tuán)在網(wǎng)上預(yù)定旅店。 你可以把免費(fèi)團(tuán)體住宿安排應(yīng)用軟件、網(wǎng)上預(yù)定工具和你的報(bào)名數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來使用。不論在何種情況下，你都可以讓會(huì)議出席者根據(jù)具體人數(shù)在網(wǎng)上預(yù)定房間。利用網(wǎng)上住宿安排軟件的好處在于可以把所有住宿安排信息都儲(chǔ)存在一個(gè)在線數(shù)據(jù)庫中，及時(shí)監(jiān)控住宿安排情況，并可以提前幾個(gè)月或幾個(gè)星期根據(jù)定房情況的變化及時(shí)調(diào)整住房安排結(jié)構(gòu)。
三、 旅行
在有些情況下，你可以讓你的會(huì)員在網(wǎng)上做旅行安排。如果參加者能夠在網(wǎng)上預(yù)定機(jī)票，那么機(jī)票預(yù)定系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)將打折率考慮在內(nèi)。這種旅行預(yù)定業(yè)務(wù)可以是免費(fèi)提供的，或是與網(wǎng)上報(bào)名和網(wǎng)上預(yù)定房間系統(tǒng)相結(jié)合。相反，有些公司開始把旅行預(yù)定功能結(jié)合起來為會(huì)議報(bào)名服務(wù)。這樣，公司可以為它的所有員工集中管理機(jī)票和房間的預(yù)定，使其更好地符合公司相關(guān)政策，精確地統(tǒng)計(jì)公司會(huì)議和旅行支出，更有效地同旅行社溝通。
四、 選址和RFP工具
許多年來，人們都是通過網(wǎng)絡(luò)軟件尋找旅店或會(huì)議地點(diǎn)并提交詳細(xì)要求。 如今，有些旅店搜索引擎已經(jīng)加入了具體日期內(nèi)的指定地址的打折信息。最新的選址和RFP工具添加了為參加小型會(huì)議而及時(shí)預(yù)定房間和會(huì)議地點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。你可以輸入要求，了解價(jià)格和詳情，若符合要求，可立即預(yù)定。
五、 預(yù)算和綜合成本
你可以用一系列的網(wǎng)上預(yù)算工具來計(jì)算展會(huì)支出。有些預(yù)算工具可以讓你對包括出席者住宿和旅費(fèi)在內(nèi)的基本支出做到心中有數(shù)，而有些則能讓你了解所有支出。在大多數(shù)情況下，預(yù)算申請可以幫助你比較預(yù)算和實(shí)際成本。最復(fù)雜的預(yù)算工具是用來幫助公司管理和監(jiān)督整個(gè)會(huì)議舉辦進(jìn)程的。
六、 會(huì)議營銷
會(huì)議組織者無須建立自己的網(wǎng)站，而直接利用軟件服務(wù)提供商（ASP），通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器來建立自己的會(huì)議站點(diǎn)，宣傳推廣即將舉行的會(huì)議。ASP提供一系列的服務(wù)。適用于展會(huì)組織者的服務(wù)有：為出席者提供會(huì)議信息、會(huì)議簡介，上載標(biāo)題和圖標(biāo)，為會(huì)議出席者提供日程安排。根據(jù)日程安排，你的代表團(tuán)可以制定出自己想要出席的會(huì)議列表。這種會(huì)議軟件應(yīng)和網(wǎng)上報(bào)名和網(wǎng)上預(yù)定房間相結(jié)合。
七、 發(fā)言人
如果你想邀請一大批人在會(huì)議上發(fā)言，可以考慮利用網(wǎng)絡(luò)軟件安排發(fā)言進(jìn)程。這種工具可以允許發(fā)言者在網(wǎng)上填寫報(bào)名表，注明詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容。然后，、由一個(gè)評委會(huì)對這些內(nèi)容進(jìn)行評估。最后，被選中的論文上載到會(huì)議推廣站點(diǎn)，讓出席者了解發(fā)言人及其要演講的論文。
八、 展會(huì)營銷
交易會(huì)推廣軟件可以幫助展會(huì)組織者建立一個(gè)站點(diǎn)，向參展者和參觀者推銷自己的展會(huì)。你可以用這個(gè)工具來宣傳你的展會(huì)給客戶帶來的益處，鼓勵(lì)買主報(bào)名。出席者可以瀏覽準(zhǔn)參展者的展位安排、展品清單、參展時(shí)間表，并可了解賣主的詳細(xì)情況�？偠灾�，與你的展會(huì)相關(guān)的團(tuán)體會(huì)通過你的站點(diǎn)了解所有展會(huì)情況。
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