【集萃網(wǎng)觀察】如今，展覽會(huì)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷(xiāo)產(chǎn)品、購(gòu)買(mǎi)商品的場(chǎng)所。現(xiàn)代展覽會(huì)已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心，參加展覽會(huì)已成為企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應(yīng)被列入全盤(pán)市場(chǎng)計(jì)劃之中。
在確定了參展目的、選擇了合適的展覽會(huì)后，要按部就班地做好以下工作：
報(bào)展程序
選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。
填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。
費(fèi)用預(yù)算
參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車(chē)長(zhǎng)途車(chē)費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的10℅，作為不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用的支出。
展臺(tái)位置
展臺(tái)的位置由主辦者全盤(pán)規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來(lái)區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇�？傊皆鐚⒄股暾�(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。
展位的裝修
大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用防火材料，在做裝修時(shí)可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。
展品的運(yùn)輸
大會(huì)主辦者會(huì)在“參展細(xì)則”里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理。
布展和撤展
展會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大多展覽會(huì)的布展時(shí)間為3天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì)最后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。
入場(chǎng)券
大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶(hù)和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)。您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來(lái)參觀和見(jiàn)面。
會(huì)刊
每個(gè)展覽會(huì)都要出版一期展覽會(huì)會(huì)刊或參展商名錄，可免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì)的延續(xù)，不可忽視。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi)，在會(huì)刊上刊登廣告，其效果當(dāng)然更加明顯。
場(chǎng)地廣告
除會(huì)刊宣傳外，大會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)最早占領(lǐng)有利的位置。
技術(shù)講座
部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除大會(huì)特別邀請(qǐng)的專(zhuān)題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來(lái)訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，是您發(fā)展用戶(hù)的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。
參展人員的選用
選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。參展人員應(yīng)具備以下基本條件：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；自信、適應(yīng)能力強(qiáng)；性格外向，易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗(yàn)；身體健康、樂(lè)于出差。
參展人員的著裝
除日用消費(fèi)品、食品的展銷(xiāo)活動(dòng)、娛樂(lè)性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷(xiāo)活動(dòng)的需要外，展覽會(huì)期間應(yīng)穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象；另一方面也是對(duì)參觀者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。
展覽資料的準(zhǔn)備
參加展覽會(huì)之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司價(jià)格清單，其使用量往往會(huì)超過(guò)您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。
會(huì)后的聯(lián)系
展會(huì)期間，參觀者只是對(duì)您有了粗淺的認(rèn)識(shí)，真正的生意往往會(huì)來(lái)自于會(huì)后。展覽會(huì)雖結(jié)束，生意則剛剛開(kāi)始。所以切記兩點(diǎn)：一、展會(huì)期間的用戶(hù)訪談?dòng)涗�，這是您的第一筆財(cái)富；二、會(huì)后資料的整理、用戶(hù)跟蹤聯(lián)系。抓住這兩條，成功就屬于您了。
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