【集萃網(wǎng)觀察】展臺工作
展期工作是指展覽會開幕到閉幕這一段時(shí)間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺人員經(jīng)過正常培訓(xùn)和工作交代，并努力工作，展臺管理得當(dāng)，那么展出目標(biāo)應(yīng)當(dāng)能夠達(dá)到。
（1）展臺工作，展臺工作的主要內(nèi)容包括接待客戶、洽談貿(mào)易、記錄和市場調(diào)研。
A、接待客戶是展臺關(guān)鍵性工作之一。接待工作的主要內(nèi)容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。接待安排可以是隨意的，也可以是預(yù)約的。最好將預(yù)約接待安排在觀眾人少的時(shí)間。以減少會談時(shí)的打擾，同時(shí)也避免失去接待其他客戶的機(jī)會。接待對象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有的客戶，維護(hù)好關(guān)系。但是如果不是洽談業(yè)務(wù)，就不要因?yàn)樗麄兌⒄`接觸新客戶�？梢约s他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優(yōu)勢、最大價(jià)值所在，也就是展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿(mào)易價(jià)值，與展出目標(biāo)沒有直接關(guān)系，因此，不要耗費(fèi)時(shí)間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌。可以巧妙一點(diǎn)，客氣地打招呼，簡略地解答問題，盡快結(jié)束交談。
B、洽談工作也是展臺關(guān)鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內(nèi)容之一是推銷，推銷公司產(chǎn)品和服務(wù)，推銷公司形象。
有效的推銷會使?jié)撛诳蛻魧φ钩龉井a(chǎn)生信任，對展出的產(chǎn)品、服務(wù)產(chǎn)生興趣，會使現(xiàn)有客戶對新產(chǎn)品產(chǎn)生興趣和購買意向。達(dá)到這一步，就開始進(jìn)入洽談階段。要積極地爭取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿(mào)易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項(xiàng)目要慎重，不宜當(dāng)場簽約。任何決定必須在徹底調(diào)查之后作出。報(bào)價(jià)、條件再好，也要保持慎重的態(tài)度，尤其是對展覽會臨結(jié)束前提出的大宗買賣和投資項(xiàng)目要警惕�！俺脽岽蜩F”的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關(guān)鍵功能是建立新的關(guān)系，展覽會之后還需要做調(diào)查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項(xiàng)目投資。推銷工作的成果表現(xiàn)在簽訂貿(mào)易合同。
C、記錄是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設(shè)備等。
記錄內(nèi)容、格式應(yīng)在展覽會前準(zhǔn)備好。記錄內(nèi)容根據(jù)工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價(jià)值的內(nèi)容。記錄格式設(shè)計(jì)主要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，必須讓展臺人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復(fù)寫式，一式多份：一份留給當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)或代理，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續(xù)工作。復(fù)寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁式表格，可以一天結(jié)束時(shí)或指定時(shí)間將表格內(nèi)有關(guān)情況摘出發(fā)回總部以便于工作迅速處理。
D、展臺人員在做記錄時(shí)，要爭取盡可能準(zhǔn)確，尤其是潛在客戶。準(zhǔn)確的記錄有助于后續(xù)工作的針對性和效率。展臺接待和洽談記錄要適時(shí)統(tǒng)計(jì)。每天可以簡單的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括觀眾接待數(shù)、觀眾來源、詢問內(nèi)容、合同洽談數(shù)量和金額等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果是每天展后會議的內(nèi)容之一。對于一些需要急辦的事則交相應(yīng)部門、人員盡快辦。在展覽會閉幕后，可以做復(fù)雜一些的統(tǒng)計(jì)、分析，包括：根據(jù)記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請名單；分析宣傳、廣告、公關(guān)的效率并找出改進(jìn)的方向，統(tǒng)計(jì)后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計(jì)、分析也要指定人定時(shí)做。對于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計(jì)并立即處理非常重要。
E、聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作是一項(xiàng)內(nèi)容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請、接待室、送禮工作。
客戶邀請工作是在展前已大規(guī)模做過。在展覽期間，仍應(yīng)視需要繼續(xù)做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請工作主要限于重要的現(xiàn)有客戶和潛在客戶。
接待室工作是展臺工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應(yīng)用于有價(jià)值的客戶和貴賓。事先要向展臺人員明確說明誰可以使用、什么時(shí)候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標(biāo)準(zhǔn)要按預(yù)算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。
展出工作一般都會配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時(shí)送禮來不及包裝，在送禮后進(jìn)行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時(shí)好相應(yīng)安排。
F、調(diào)研是展覽會的重要功能之一。貿(mào)易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調(diào)研場所。展覽會本身就是一個(gè)市場，是一個(gè)人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調(diào)研節(jié)省費(fèi)用、節(jié)省時(shí)間。進(jìn)行信息采訪，詢問市場、產(chǎn)品甚至競爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不是那么容易獲得答復(fù)。據(jù)稱，有關(guān)市場的任何問題都可以通過展覽會的調(diào)研獲得結(jié)果。在展覽會上的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。
調(diào)研工作可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺人員自己做。專業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是他們的產(chǎn)品專業(yè)知識可能不是太精。另外，出于經(jīng)費(fèi)、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調(diào)研工作。
展場調(diào)研的途徑和方式可以是多種多樣的。可以以展臺為陣地，主要針對參觀者做調(diào)研，了解參觀者對產(chǎn)品和服務(wù)的意見以及建議，詢問參觀者對產(chǎn)品和服務(wù)的需求和要求，以及參觀者對市場和發(fā)展趨勢的看法等等�？梢猿榭諈⒂^其他展臺，尤其是競爭對手的展臺，主要針對競爭對手做調(diào)研，收集資料、詢問情況，了解競爭對手的展示手段、銷售方式、宣傳方式、新產(chǎn)品、新技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、包裝、性能等方面的情況�？梢詤⒓诱褂[會期間召開的研討會，主要是針對市場做調(diào)研。展覽會的研討會是一個(gè)了解市場和行業(yè)發(fā)展趨勢的好機(jī)會。一方面發(fā)言人會做出推論、預(yù)測，另一方面參加者所表現(xiàn)出的興趣（比如出席人的多少，出席人的問題等）也可以作出預(yù)測的標(biāo)準(zhǔn)之一。此外，在研討會上還可以尋找發(fā)現(xiàn)重要的潛在客戶。還要以閱讀新聞報(bào)道、貿(mào)易刊物、官方報(bào)告等，了解綜合性質(zhì)和宏觀性質(zhì)的情況。調(diào)研工作不僅僅是收集信息，還包括統(tǒng)計(jì)、分析和總結(jié)。
G、操作示范。操作表演的展品更能吸引觀眾注意，能使客戶更加了解產(chǎn)品而使客戶更快地做購買決定。因此，在有能力和條件的情況下，應(yīng)考慮安排操作示范。
如果安排了操作示范，要事先再三檢查產(chǎn)品，確保能正常操作表演。任何事故不僅會帶來難堪、損壞公司形象，也會直接導(dǎo)致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。此外也要警惕競爭對手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會組織者同意。另外要視情況辦理保險(xiǎn)。操作安排次數(shù)要適當(dāng)，可以定時(shí)操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像設(shè)備，使用時(shí)要控制音量、調(diào)整屏幕角度，不要影響周圍展臺，避免造成麻煩。
H、資料工作。展臺資料包括公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品說明、服務(wù)說明、展出介紹、價(jià)格單、展臺人員名片等。展臺資料需要管理，管理使用得當(dāng)，資料可以有效發(fā)揮宣傳、推銷作用；管理使用不當(dāng)，資料便會被丟棄、被浪費(fèi)。資料的管理工作包括控制散發(fā)數(shù)量、控制散發(fā)對象、撤下殘損的資料，添加新的資料、補(bǔ)充庫存等等。
資料要有針對性的散發(fā)�？梢苑謱哟蔚叵蚰繕�(biāo)觀眾寄發(fā)、散發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個(gè)參觀者的簡單、成本低的資料，包括單頁和折頁資料；另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當(dāng)場提供，最好是展覽會后郵寄給客戶。
供散發(fā)的展臺資料放在參觀者可以方便拿取的地方，不要對稱地放置、擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免誤認(rèn)為是展示品而不拿取。可以使用資料架（臺），但是要注意擺放位置，不要影響正常展臺工作，也不要影響觀眾行走。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺上，不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費(fèi)。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便于整個(gè)展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時(shí)，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場合的資料；或者在展覽還沒有結(jié)束已無資料可以散發(fā)。
向客戶提供貿(mào)易資料編印成本一般很高，控制可以嚴(yán)格一些。資料可以放在接待室內(nèi)或資料柜內(nèi)，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺人員有選擇地提供給有價(jià)值、真正需要資料的客戶。據(jù)調(diào)查，許多真正的客戶往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱在展覽會上收集到的資料。因此在展臺上可以不直接提供貿(mào)易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺人員和參觀者集中精力交談。在進(jìn)行貿(mào)易細(xì)節(jié)洽談時(shí)，可以使用有直接關(guān)系、輔助洽談的資料。若客戶需要資料，可填寫索取表。展出者當(dāng)天或展后安排郵寄。
具美國的統(tǒng)計(jì)顯示，50%的人沒有目的或者目的不明卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館的飯桌上、汽車座椅上或廢紙簍里。即使拿到辦公室也是放到資料堆里，“有時(shí)間再看”，實(shí)際是不會有時(shí)間再看的。英國人稱這類人為“資料收集者”，沒有明確目的但是卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類人。
I、活動。展覽會可能會安排一些活動，包括開幕式、新聞發(fā)布會、館日、招待會、研討會、貴賓訪問、采購團(tuán)等等。這些活動與展出都有關(guān)系，展出者應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。
展覽會開幕式是展覽會最重要的活動之一，既有新聞價(jià)值，也在商業(yè)價(jià)值。對于一般展出者，重要的是利用其商業(yè)價(jià)值。開幕式邀請人員都是一些政府官員、工商名流和新聞記者，在開幕式當(dāng)天參觀展覽會的人很多是有價(jià)值的商人。
首先，展出者一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。開幕后的幾小時(shí)是關(guān)鍵時(shí)刻，對展出者最為重要。重要人物已到場，重要客戶通常在展覽會開始時(shí)就參觀。他們巡視展覽，如果展臺一切安排妥當(dāng)就緒，準(zhǔn)備接待客人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會把這樣的展臺列為接觸對象。而仍在施工、布置的展臺則是作反面宣傳，會失去這些最重要的客戶。其次，是了解開幕程序和活動，包括開幕式后貴賓參觀路線。如果可以，做展覽會組織者的工作，爭取將自己的展臺包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。第三，確保展臺人員全部到位，確保展臺人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準(zhǔn)備。
J、現(xiàn)場銷售。有些展出者將展覽會作為直接銷售的場所，租用小面積的標(biāo)準(zhǔn)展臺，在里面堆滿產(chǎn)品，在展臺前的過道上放柜臺，直接向參觀者銷售。這樣做會擾亂展覽會現(xiàn)場秩序，展出者本身也很難能過零售獲得足夠利潤。如果展出者認(rèn)為有充分理由零售，可以事先與展覽會組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個(gè)合適的位置。如果展出者違反規(guī)定強(qiáng)行零售，展覽會組織者可能也會采取強(qiáng)行措施，關(guān)閉展臺。
在貿(mào)易展覽會上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿(mào)易展覽會通常禁止現(xiàn)場零售。貿(mào)易展覽會是做貿(mào)易的場所，展出者應(yīng)集中精力捕捉潛在客戶和貿(mào)易機(jī)會。向大量普通參觀者開放消費(fèi)品展覽會可能允許零售。但是也需要辦理相應(yīng)的手續(xù)并遵守相應(yīng)的管理規(guī)定。
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