【集萃網觀察】展臺工作
展期工作是指展覽會開幕到閉幕這一段時間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺人員經過正常培訓和工作交代，并努力工作，展臺管理得當，那么展出目標應當能夠達到。
（1）展臺工作，展臺工作的主要內容包括接待客戶、洽談貿易、記錄和市場調研。
A、接待客戶是展臺關鍵性工作之一。接待工作的主要內容是發(fā)現新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。接待安排可以是隨意的，也可以是預約的。最好將預約接待安排在觀眾人少的時間。以減少會談時的打擾，同時也避免失去接待其他客戶的機會。接待對象可以分為重要客戶、現有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺人員。如果發(fā)現重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現有的客戶，維護好關系。但是如果不是洽談業(yè)務，就不要因為他們而耽誤接觸新客戶�？梢约s他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優(yōu)勢、最大價值所在，也就是展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿易價值，與展出目標沒有直接關系，因此，不要耗費時間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌�？梢郧擅钜稽c，客氣地打招呼，簡略地解答問題，盡快結束交談。
B、洽談工作也是展臺關鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內容之一是推銷，推銷公司產品和服務，推銷公司形象。
有效的推銷會使?jié)撛诳蛻魧φ钩龉井a生信任，對展出的產品、服務產生興趣，會使現有客戶對新產品產生興趣和購買意向。達到這一步，就開始進入洽談階段。要積極地爭取與現有客戶簽訂新的貿易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項目要慎重，不宜當場簽約。任何決定必須在徹底調查之后作出。報價、條件再好，也要保持慎重的態(tài)度，尤其是對展覽會臨結束前提出的大宗買賣和投資項目要警惕�！俺脽岽蜩F”的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關鍵功能是建立新的關系，展覽會之后還需要做調查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項目投資。推銷工作的成果表現在簽訂貿易合同。
C、記錄是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設備等。
記錄內容、格式應在展覽會前準備好。記錄內容根據工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價值的內容。記錄格式設計主要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，必須讓展臺人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復寫式，一式多份：一份留給當地機構或代理，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續(xù)工作。復寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁式表格，可以一天結束時或指定時間將表格內有關情況摘出發(fā)回總部以便于工作迅速處理。
D、展臺人員在做記錄時，要爭取盡可能準確，尤其是潛在客戶。準確的記錄有助于后續(xù)工作的針對性和效率。展臺接待和洽談記錄要適時統(tǒng)計。每天可以簡單的統(tǒng)計，內容包括觀眾接待數、觀眾來源、詢問內容、合同洽談數量和金額等，統(tǒng)計結果是每天展后會議的內容之一。對于一些需要急辦的事則交相應部門、人員盡快辦。在展覽會閉幕后，可以做復雜一些的統(tǒng)計、分析，包括：根據記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請名單；分析宣傳、廣告、公關的效率并找出改進的方向，統(tǒng)計后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計、分析也要指定人定時做。對于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計并立即處理非常重要。
E、聯(lián)絡、公關工作是一項內容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請、接待室、送禮工作。
客戶邀請工作是在展前已大規(guī)模做過。在展覽期間，仍應視需要繼續(xù)做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請工作主要限于重要的現有客戶和潛在客戶。
接待室工作是展臺工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應用于有價值的客戶和貴賓。事先要向展臺人員明確說明誰可以使用、什么時候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標準要按預算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。
展出工作一般都會配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時送禮來不及包裝，在送禮后進行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時好相應安排。
F、調研是展覽會的重要功能之一。貿易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調研場所。展覽會本身就是一個市場，是一個人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調研節(jié)省費用、節(jié)省時間。進行信息采訪，詢問市場、產品甚至競爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不是那么容易獲得答復。據稱，有關市場的任何問題都可以通過展覽會的調研獲得結果。在展覽會上的調研范圍和內容可根據展出需要和條件安排。
調研工作可以委托專業(yè)公司做，也可以由展臺人員自己做。專業(yè)調研公司的工作質量高，但是他們的產品專業(yè)知識可能不是太精。另外，出于經費、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調研工作。
展場調研的途徑和方式可以是多種多樣的�？梢砸哉古_為陣地，主要針對參觀者做調研，了解參觀者對產品和服務的意見以及建議，詢問參觀者對產品和服務的需求和要求，以及參觀者對市場和發(fā)展趨勢的看法等等�？梢猿榭諈⒂^其他展臺，尤其是競爭對手的展臺，主要針對競爭對手做調研，收集資料、詢問情況，了解競爭對手的展示手段、銷售方式、宣傳方式、新產品、新技術、產品質量、價格、包裝、性能等方面的情況�？梢詤⒓诱褂[會期間召開的研討會，主要是針對市場做調研。展覽會的研討會是一個了解市場和行業(yè)發(fā)展趨勢的好機會。一方面發(fā)言人會做出推論、預測，另一方面參加者所表現出的興趣（比如出席人的多少，出席人的問題等）也可以作出預測的標準之一。此外，在研討會上還可以尋找發(fā)現重要的潛在客戶。還要以閱讀新聞報道、貿易刊物、官方報告等，了解綜合性質和宏觀性質的情況。調研工作不僅僅是收集信息，還包括統(tǒng)計、分析和總結。
G、操作示范。操作表演的展品更能吸引觀眾注意，能使客戶更加了解產品而使客戶更快地做購買決定。因此，在有能力和條件的情況下，應考慮安排操作示范。
如果安排了操作示范，要事先再三檢查產品，確保能正常操作表演。任何事故不僅會帶來難堪、損壞公司形象，也會直接導致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。此外也要警惕競爭對手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會組織者同意。另外要視情況辦理保險。操作安排次數要適當，可以定時操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像設備，使用時要控制音量、調整屏幕角度，不要影響周圍展臺，避免造成麻煩。
H、資料工作。展臺資料包括公司介紹、產品目錄、產品說明、服務說明、展出介紹、價格單、展臺人員名片等。展臺資料需要管理，管理使用得當，資料可以有效發(fā)揮宣傳、推銷作用；管理使用不當，資料便會被丟棄、被浪費。資料的管理工作包括控制散發(fā)數量、控制散發(fā)對象、撤下殘損的資料，添加新的資料、補充庫存等等。
資料要有針對性的散發(fā)�？梢苑謱哟蔚叵蚰繕擞^眾寄發(fā)、散發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個參觀者的簡單、成本低的資料，包括單頁和折頁資料；另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當場提供，最好是展覽會后郵寄給客戶。
供散發(fā)的展臺資料放在參觀者可以方便拿取的地方，不要對稱地放置、擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免誤認為是展示品而不拿取�？梢允褂觅Y料架（臺），但是要注意擺放位置，不要影響正常展臺工作，也不要影響觀眾行走。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺上，不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費。散發(fā)的資料要有數量控制，以便于整個展覽期間都有正常的供應。不要在展覽結束時，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場合的資料；或者在展覽還沒有結束已無資料可以散發(fā)。
向客戶提供貿易資料編印成本一般很高，控制可以嚴格一些。資料可以放在接待室內或資料柜內，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺人員有選擇地提供給有價值、真正需要資料的客戶。據調查，許多真正的客戶往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱在展覽會上收集到的資料。因此在展臺上可以不直接提供貿易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺人員和參觀者集中精力交談。在進行貿易細節(jié)洽談時，可以使用有直接關系、輔助洽談的資料。若客戶需要資料，可填寫索取表。展出者當天或展后安排郵寄。
具美國的統(tǒng)計顯示，50%的人沒有目的或者目的不明卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館的飯桌上、汽車座椅上或廢紙簍里。即使拿到辦公室也是放到資料堆里，“有時間再看”，實際是不會有時間再看的。英國人稱這類人為“資料收集者”，沒有明確目的但是卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類人。
I、活動。展覽會可能會安排一些活動，包括開幕式、新聞發(fā)布會、館日、招待會、研討會、貴賓訪問、采購團等等。這些活動與展出都有關系，展出者應予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。
展覽會開幕式是展覽會最重要的活動之一，既有新聞價值，也在商業(yè)價值。對于一般展出者，重要的是利用其商業(yè)價值。開幕式邀請人員都是一些政府官員、工商名流和新聞記者，在開幕式當天參觀展覽會的人很多是有價值的商人。
首先，展出者一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。開幕后的幾小時是關鍵時刻，對展出者最為重要。重要人物已到場，重要客戶通常在展覽會開始時就參觀。他們巡視展覽，如果展臺一切安排妥當就緒，準備接待客人進行業(yè)務洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會把這樣的展臺列為接觸對象。而仍在施工、布置的展臺則是作反面宣傳，會失去這些最重要的客戶。其次，是了解開幕程序和活動，包括開幕式后貴賓參觀路線。如果可以，做展覽會組織者的工作，爭取將自己的展臺包括在貴賓的參觀路線內，這將有利于新聞宣傳。第三，確保展臺人員全部到位，確保展臺人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準備。
J、現場銷售。有些展出者將展覽會作為直接銷售的場所，租用小面積的標準展臺，在里面堆滿產品，在展臺前的過道上放柜臺，直接向參觀者銷售。這樣做會擾亂展覽會現場秩序，展出者本身也很難能過零售獲得足夠利潤。如果展出者認為有充分理由零售，可以事先與展覽會組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個合適的位置。如果展出者違反規(guī)定強行零售，展覽會組織者可能也會采取強行措施，關閉展臺。
在貿易展覽會上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿易展覽會通常禁止現場零售。貿易展覽會是做貿易的場所，展出者應集中精力捕捉潛在客戶和貿易機會。向大量普通參觀者開放消費品展覽會可能允許零售。但是也需要辦理相應的手續(xù)并遵守相應的管理規(guī)定。
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